The Bookeo alternative built only for escape rooms
Escape Navigator is built for one business only: escape rooms. Instead of adapting a general booking tool to quests, you get a system that already thinks in rooms, slots, game masters and groups — with a booking widget, digital waivers, shift planning, guest return automation and per-room P&L in the same account.
Bookeo is general-purpose booking software used across many industries. Below is what a quest-specific system changes day to day, and what switching your bookings across actually involves.
Why escape rooms move to Escape Navigator
We cover what is left of your current contract
Still locked into a paid term elsewhere? We give you Navigator PRO for free until that term ends, so switching does not mean paying twice.
Migration in a couple of minutes
Bookings, clients and history transfer without losing a single record, and your team gets step-by-step instructions plus a learning center with video guides.
No contract of our own
We do not ask you to commit. You start, pause or cancel the subscription yourself, and PRO is covered by a 30-day money-back guarantee.
A free plan that is actually usable
Navigator Basic is free forever and already includes booking widgets, gift certificates, a flexible booking grid, online payments and analytics. PRO is billed per room and gets cheaper as you add rooms.
Built for escape rooms, not adapted to them
Rooms, slots, groups, game masters, room readiness and waivers are first-class concepts — not custom fields bolted onto a generic booking object.
Revenue tools, not just a calendar
An AI chat that sells 24/7, abandoned-booking retargeting, promo codes, upsells, post-game offers, NPS-driven review collection and win-back campaigns are all included.
What you get on day one
The toolbox follows the guest journey rather than a module list, so nothing between the first click and the repeat booking is missing.
Before booking
- 24/7 AI chat for guests — answers, picks a game and books
- Split payment widget — pay now, details and waiver after
- One invoice per group — three rooms — one payment
- Gift certificates — flexible prices and scheduled delivery
- Abandoned-booking retargeting — a promo code for those who didn't pay
- Promo codes and deals
- Add-ons and prepayment — actor, animator, corporate
- Waivers — consent from every participant
During the shift
- Resource scheduling — shifts, hosts, rooms, resources
- Game Master — timer, stages and in-game hints
- Room readiness — you cannot sell what you cannot run
- Classic, VR, lounge, events — any format in one calendar
- Shift tasks — for admins and the tech team
- Info board — what matters — to the whole team at once
After the game
- Post-game scenarios — photos, thanks and an offer while emotions are fresh
- NPS and surveys — a high score — a review on the right platform
- Detractor filter — the problem is seen inside, not in a bad review
- Win-back and birthdays — automatic guest return
- Repeat and cross-sells — a personal offer for the next game
- Referral program
- Email and WhatsApp campaigns — email builder and segments
For the owner
- End-to-end analytics and P&L — revenue, occupancy and profit by room
- AI analyst — answers about your business in plain language
- Sources, UTM and ads — see what pays off
- Occupancy and weak slots — heatmaps by day and hour
- Automatic payroll and KPIs — by hours, games and sales
- Reports and action log — who changed what in the system
- Mobile app — the whole business in your pocket
- 20+ integrations, including Zapier
- Team learning center — video guides and onboarding
How switching from Bookeo works
- 1
Create an account
Register and add your rooms, slots and prices. No card is required to start the trial.
- 2
Import your data
Bring over bookings, clients and history, then check them against your old system before you switch traffic.
- 3
Put the widget on your site
Paste the booking widget into your existing website — no redesign — and connect payments through Stripe, PayPal, Square or a local provider.
- 4
Bring the team in
Set up shifts, access rights and shift tasks, and let staff work through the video guides in the learning center.
Switching from Bookeo: common questions
Pricing, migration and setup — the questions owners ask before moving their bookings across.
Peut-on migrer depuis Bookeo, Resova, Xola ou une autre solution ?
Oui. Les réservations, les clients et l'historique sont transférés en quelques minutes sans perte de données, et votre équipe reçoit des instructions étape par étape. Si vous avez encore un contrat payé avec votre fournisseur précédent, nous compensons la période restante et offrons PRO gratuitement jusque-là.
Combien coûte le système de réservation pour les escape games ?
Le forfait Navigator Basic est gratuit pour toujours et inclut déjà les widgets de réservation, les certificats-cadeaux, la configuration flexible de la grille, le paiement en ligne et l’analytique. Navigator PRO est facturé mensuellement par salle dans votre devise locale, le prix par salle baisse au fur et à mesure que leur nombre augmente — le calculateur dans la section « Tarifs » affichera le montant exact pour votre pays et votre nombre de salles. Pas de frais d’installation ni de frais cachés.
Existe-t-il une offre gratuite ou une période d'essai ?
Les deux. Navigator Basic est gratuit à vie, et Navigator PRO propose une période d'essai gratuite sans saisie de carte. Vous pouvez mettre votre abonnement en pause ou l'annuler à tout moment, et PRO bénéficie d'un remboursement sous 30 jours.
Combien de temps prend la mise en service ?
Vous pouvez commencer en quelques minutes : inscrivez-vous, ajoutez les salles et la grille de réservation, puis intégrez le widget sur votre site. L’importation des données depuis un autre système prend quelques minutes, et le centre de formation intégré propose des tutoriels vidéo pour l’équipe.
Quelles intégrations sont disponibles ?
Plus de 20 intégrations prêtes à l'emploi, dont Google Calendar, Google Analytics, Facebook Pixel, Mailchimp, Telegram, Slack, Discord, Twilio, SMSPilot, SMTP, Stripe, PayPal et Square. Le reste se connecte via Zapier et webhooks, vous n’aurez donc pas à exporter les données manuellement.
Les clients pourront-ils réserver et payer en ligne sur mon site ?
Oui. Les widgets de réservation s'intègrent à n'importe quel site — pas besoin de le refaire — et affichent la disponibilité en temps réel. Le client peut payer intégralement ou verser un acompte, et le paiement séparé permet de payer d'abord puis de renseigner les coordonnées et le consentement plus tard. Un groupe qui réserve plusieurs salles reçoit une seule facture, et les services additionnels — acteur, animateur, options pour entreprises — sont vendus dans le même parcours. Les chèques‑cadeaux acceptent des montants flexibles et un envoi programmé.
Try it on your own rooms
Start free, import your data and see the calendar with your real bookings before you move any traffic.