The Xola alternative built only for escape rooms
Tours-and-activities platforms are built around departures and seats. An escape room sells a private room to a group for a fixed slot, which is a different model — so Escape Navigator is built around rooms, resources and game masters, with occupancy heatmaps that show exactly which slots are worth discounting.
Xola is booking and marketing platform for tours and activities. Below is what a quest-specific system changes day to day, and what switching your bookings across actually involves.
Why escape rooms move to Escape Navigator
We cover what is left of your current contract
Still locked into a paid term elsewhere? We give you Navigator PRO for free until that term ends, so switching does not mean paying twice.
Migration in a couple of minutes
Bookings, clients and history transfer without losing a single record, and your team gets step-by-step instructions plus a learning center with video guides.
No contract of our own
We do not ask you to commit. You start, pause or cancel the subscription yourself, and PRO is covered by a 30-day money-back guarantee.
A free plan that is actually usable
Navigator Basic is free forever and already includes booking widgets, gift certificates, a flexible booking grid, online payments and analytics. PRO is billed per room and gets cheaper as you add rooms.
Built for escape rooms, not adapted to them
Rooms, slots, groups, game masters, room readiness and waivers are first-class concepts — not custom fields bolted onto a generic booking object.
Revenue tools, not just a calendar
An AI chat that sells 24/7, abandoned-booking retargeting, promo codes, upsells, post-game offers, NPS-driven review collection and win-back campaigns are all included.
What you get on day one
The toolbox follows the guest journey rather than a module list, so nothing between the first click and the repeat booking is missing.
Before booking
- 24/7 AI chat for guests — answers, picks a game and books
- Split payment widget — pay now, details and waiver after
- One invoice per group — three rooms — one payment
- Gift certificates — flexible prices and scheduled delivery
- Abandoned-booking retargeting — a promo code for those who didn't pay
- Promo codes and deals
- Add-ons and prepayment — actor, animator, corporate
- Waivers — consent from every participant
During the shift
- Resource scheduling — shifts, hosts, rooms, resources
- Game Master — timer, stages and in-game hints
- Room readiness — you cannot sell what you cannot run
- Classic, VR, lounge, events — any format in one calendar
- Shift tasks — for admins and the tech team
- Info board — what matters — to the whole team at once
After the game
- Post-game scenarios — photos, thanks and an offer while emotions are fresh
- NPS and surveys — a high score — a review on the right platform
- Detractor filter — the problem is seen inside, not in a bad review
- Win-back and birthdays — automatic guest return
- Repeat and cross-sells — a personal offer for the next game
- Referral program
- Email and WhatsApp campaigns — email builder and segments
For the owner
- End-to-end analytics and P&L — revenue, occupancy and profit by room
- AI analyst — answers about your business in plain language
- Sources, UTM and ads — see what pays off
- Occupancy and weak slots — heatmaps by day and hour
- Automatic payroll and KPIs — by hours, games and sales
- Reports and action log — who changed what in the system
- Mobile app — the whole business in your pocket
- 20+ integrations, including Zapier
- Team learning center — video guides and onboarding
How switching from Xola works
- 1
Create an account
Register and add your rooms, slots and prices. No card is required to start the trial.
- 2
Import your data
Bring over bookings, clients and history, then check them against your old system before you switch traffic.
- 3
Put the widget on your site
Paste the booking widget into your existing website — no redesign — and connect payments through Stripe, PayPal, Square or a local provider.
- 4
Bring the team in
Set up shifts, access rights and shift tasks, and let staff work through the video guides in the learning center.
Switching from Xola: common questions
Pricing, migration and setup — the questions owners ask before moving their bookings across.
Voiko siirtyä Bookeo-, Resova-, Xola- tai muusta järjestelmästä?
Kyllä. Varaukset, asiakkaat ja historia siirretään muutamassa minuutissa ilman tietojen menetystä, ja tiimille annetaan vaiheittaiset ohjeet. Jos sinulla on edelleen voimassa oleva maksettu sopimus edellisen palveluntarjoajan kanssa, korvaamme jäljellä olevan ajanjakson ja tarjoamme PRO:n ilmaiseksi sopimuskauden päättymiseen asti.
Paljonko pakohuoneiden varausjärjestelmä maksaa?
Navigator Basic on ilmainen ikuisesti ja siihen sisältyvät varauswidgetit, lahjakortit, joustava kalenterinäkymän säätö, verkkokassamaksut ja analytiikka. Navigator PRO laskutetaan kuukausittain huonetta kohden paikallisessa valuutassasi, ja hinta huonetta kohden pienenee huoneiden määrän kasvaessa — laskuri kohdassa Hinnat näyttää tarkan summan maallesi ja huoneiden määrälle. Ei liittymämaksuja tai piilokuluja.
Onko tarjolla ilmaista suunnitelmaa tai kokeilujaksoa?
Molemmat. Navigator Basic on ilmainen ikuisesti, ja Navigator PRO:lla on ilmainen kokeilujakso ilman korttitietoja. Tilauksen voi keskeyttää tai peruuttaa itse milloin tahansa, ja PRO:lle on 30 päivän rahat takaisin -takuu.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Pääset alkuun muutamassa minuutissa: rekisteröidy, lisää huoneet ja varauskalenteri, ja upota widget sivustollesi. Datan siirto toisesta järjestelmästä vie muutaman minuutin, ja sisäänrakennetussa oppimiskeskuksessa on tiimille video-ohjeita.
Mitkä integraatiot ovat saatavilla?
Yli 20 valmista integraatiota, mm. Google Kalenteri, Google Analytics, Facebook-pikseli, Mailchimp, Telegram, Slack, Discord, Twilio, SMSPilot, SMTP, Stripe, PayPal ja Square. Muut yhdistetään Zapierin ja webhookien kautta, joten tietoja ei tarvitse viedä käsin.
Voivatko vieraat varata ja maksaa verkossa omalla sivustollani?
Kyllä. Varauswidgetit voi upottaa mihin tahansa sivustoon — sivustoa ei tarvitse muuttaa — ja ne näyttävät ajantasaisen täyttöasteen. Asiakas voi maksaa kokonaan tai tehdä ennakkomaksun, ja erillinen maksu mahdollistaa maksamisen ensin ja tietojen sekä suostumuksen täyttämisen myöhemmin. Ryhmä, joka varaa useita pakohuoneita, saa yhden laskun, ja lisäpalvelut — näyttelijä, animaattori, yrityspaketit — myydään samassa varausprosessissa. Lahjakortit toimivat joustavilla summilla ja ajastetulla lähetyksellä.
Try it on your own rooms
Start free, import your data and see the calendar with your real bookings before you move any traffic.